Tjekliste før I vælger fortrolig rådgivning som medarbejderfordel

Før du taler med en leverandør, er det værd at sætte ord på, hvorfor I overhovedet overvejer fortrolig rådgivning. Handler det om medarbejdere, der virker pressede af hverdagens økonomi? Om sygefravær, hvor pengebekymringer kan spille ind? Eller om, at flere har efterspurgt noget konkret ud over en intranetside med links?

Rådgivningen hos jazzura.net er til samtaler om gæld, opsparing og hverdagens økonomi. Den er ikke et værktøj til at dele ud af, men et sted, hvor en medarbejder kan tale med en rådgiver uden at skulle forklare sig over for kolleger eller leder.

Jo klarere dit formål er, desto lettere bliver resten af tjeklisten. Du kan senere vurdere, om tilbuddet passer til jeres behov, i stedet for at lade leverandørens beskrivelse bestemme, hvad du leder efter. Skriv gerne formålet ned i en eller to sætninger, og tag dem med ind i de næste samtaler.

Det hjælper også at kende jeres medarbejdersammensætning. Har I mange småbørnsfamilier, skiftehold eller yngre medarbejdere i deres første faste job? Det ændrer, hvilke emner der fylder mest i samtalerne.

• Hvilket problem vil I gerne mindske hos medarbejderne?
• Hvem er målgruppen: alle, eller bestemte grupper?
• Hvad forventer ledelsen at få ud af tilbuddet?

Fortrolighed er hele grundlaget for en rådgivningsordning. Hvis medarbejderne ikke tror på den, bliver tilbuddet aldrig brugt. Spørg derfor ikke blot, om rådgivningen er fortrolig, men hvordan den er det i praksis. Hvem hører om samtalen? Hvad noteres, og hvor længe opbevares det?

En medarbejder skal kunne bruge tilbuddet uden, at arbejdsgiveren får at vide, hvem der har ringet, eller hvad der er blevet talt om. Det bør stå klart i den skriftlige aftale, og det bør være noget, du selv kan gengive til medarbejderne i almindeligt sprog.

Spørg også, hvad HR får at se. Hos jazzura.net får HR samlede, anonyme rapporter om brug og tendenser, aldrig oplysninger om enkeltpersoner. Den forskel er værd at holde fast i, når du vurderer andre løsninger, for en rapport, der kan spores til en person, undergraver tilliden hurtigt.

Bed om at få procedurerne beskrevet skriftligt, så du kan lægge dem ved din interne information og svare præcist, når en medarbejder spørger.

• Hvem kan se, at en medarbejder har taget kontakt?
• Hvad bliver noteret, og hvor længe gemmes det?
• Hvad får HR at vide, og i hvilken form?

Du bør vide, hvem medarbejderne skal tale med. Spørg efter rådgiverens baggrund inden for privatøkonomi og erfaring med samtaler med familier. En god rådgiver lytter først og kommer med forslag bagefter, uden at dømme over de valg, der allerede er truffet.

Hos os kan samtalerne handle om gæld, opsparing og hverdagens udgifter. Det betyder, at en forælder kan tage fat i alt fra en uoverskuelig kreditkortregning til spørgsmålet om, hvordan man begynder at lægge penge til side til børnene.

Vær opmærksom på grænserne. Rådgivning er en samtale om overblik og næste skridt, ikke en erstatning for en advokat eller en myndighed, hvis sagen kræver det. En ærlig leverandør siger selv, hvornår en medarbejder bør søge hjælp andre steder.

Spørg desuden, om samtalerne foregår på tidspunkter, der passer til arbejdende forældre, for eksempel tidligt eller sent på dagen.

• Hvilken faglig baggrund har rådgiverne?
• Hvilke emner kan tages op, og hvad ligger uden for?
• Hvornår på dagen kan medarbejderne få en samtale?

Selv den bedste ordning hjælper ingen, hvis vejen ind er besværlig eller pinlig. Tænk over, hvordan en medarbejder tager første kontakt: skal man gennem sin leder, udfylde en formular med mange oplysninger eller logge ind via et system, der kobler samtalen til navnet?

Jo færre led, desto bedre. Medarbejderen skal kunne henvende sig direkte, på sin egen tid og uden at skulle begrunde det over for nogen på arbejdspladsen. Spørg leverandøren, hvordan den første kontakt foregår, og prøv selv at gå vejen igennem.

Tænk også på informationen. Hvordan fortæller I om tilbuddet, så det ikke lyder som en advarsel om, at nogen har problemer? Hold tonen jævn: rådgivningen er en fordel, som alle kan bruge, ligesom man bruger en sundhedsordning eller en pensionsrådgiver.

Sørg for, at ledere ved, hvad ordningen er, men ikke hvem der bruger den. Det er en god tommelfingerregel at give dem samme viden som alle andre.

• Hvor mange trin er der fra interesse til første samtale?
• Kan medarbejderen henvende sig uden om sin leder?
• Hvordan præsenterer I tilbuddet, så det ikke stigmatiserer?

Som HR-ansvarlig har du travlt nok. Spørg derfor, hvor meget arbejde ordningen lægger hos jer. Skal der oprettes brugere manuelt, opdateres lister ved hver ansættelse, eller kan det kobles til jeres eksisterende HR-system uden meget besvær?

Hos jazzura.net sørger vores tekniske leder for, at tilslutningen er sikker og enkel, men du bør uanset leverandør bede om en gennemgang af, hvilke data der overhovedet udveksles. Jo færre personoplysninger, der flyttes, desto mindre er der at passe på.

Afklar også, hvem hos jer der er kontaktperson, og hvem hos leverandøren I kan ringe til, når noget driller. En fast kontakt sparer tid og gør, at små spørgsmål ikke vokser sig store.

Til sidst: hvad sker der, hvis I vil stoppe eller ændre omfanget? Læs vilkårene for opsigelse og betaling igennem, så der ikke er overraskelser undervejs.

• Hvilke data udveksles med jeres HR-system?
• Hvem er jeres faste kontakt hos leverandøren?
• Hvad står der om ændring og opsigelse?

Du får ikke et facit i form af navne, og det er med vilje. Til gengæld kan anonyme rapporter vise, om tilbuddet bliver brugt, og hvilke emner der fylder mest. Aftal på forhånd, hvad I vil kigge efter, og hvornår I gør status.

Et lavt forbrug i starten er ikke nødvendigvis et dårligt tegn. Det tager tid, før tilliden er på plads, og mange medarbejdere kigger først på, hvordan kolleger oplever det. Giv ordningen tid, og husk at minde om den, uden at presse nogen.

Tal også med medarbejderrepræsentanter eller tillidsfolk om, hvordan tilbuddet opfattes, uden at spørge ind til enkeltpersoner. Deres indtryk er ofte mere værd end tal alene.

Når du har gået listen igennem, har du et ordentligt grundlag for at beslutte, om fortrolig rådgivning passer til jer, og hvilke krav du skal stille til den.

• Hvilke tal vil I se i de anonyme rapporter?
• Hvornår gør I første status?
• Hvem taler I med om medarbejdernes oplevelse?