Sådan bygger vi de anonyme rapporter, HR får at se

Når jeg som teknisk leder forklarer HR, hvordan de anonyme engagementsrapporter bliver til, starter jeg altid med et enkelt princip: rapporten er bygget til at vise tendenser, aldrig personer. Det betyder, at vi ikke først indsamler alt og derefter skjuler det, men at vi fra begyndelsen kun gemmer det, der behøves for at tegne et samlet billede.

De fleste HR-afdelinger spørger om det samme i den første samtale: kan vi se, hvem der bruger værktøjerne? Svaret er nej, og det gælder også for os. Rapporten viser, hvor mange der har været inde i budgetværktøjerne, hvilke webinarer der er set, og hvordan deltagelsen i en opsparingsudfordring udvikler sig over tid.

Det er en bevidst begrænsning. Medarbejdere bruger kun en økonomisk fordel, hvis de er sikre på, at deres arbejdsgiver ikke kigger med. Derfor er fortroligheden ikke et løfte i en brochure, men noget vi har lagt ind i selve opbygningen af rapporterne, trin for trin.

• Rapporten viser grupper, aldrig enkeltpersoner
• Der gemmes kun det, som tendenserne kræver
• Fortrolighed er en del af opbygningen, ikke et tillæg

Rapporterne bygger på brugstællinger: antal aktiveringer, antal besøg i værktøjerne, tilmeldinger til webinarer og kurser samt deltagelse i opsparingsudfordringer. Det er tal om aktivitet, ikke om indhold. Hvis en medarbejder lægger et budget, ser vi ikke beløbene, og vi ser heller ikke, hvilke poster der står i det.

Samtaler i den fortrolige rådgivning ligger helt uden for rapporterne. Vi registrerer ikke emner, og HR får ikke at vide, hvem der har talt med en rådgiver. Det eneste, der kan indgå, er et samlet tal for, hvor mange samtaler der er gennemført i en periode, og kun hvis tallet er stort nok til ikke at pege på nogen.

Det samme gælder alder, løn, familiesituation og gældsforhold. Vi indsamler det ikke til rapporterne, så det kan heller ikke slippe ud ved en fejl. Det er den enkleste form for databeskyttelse, jeg kender: det, der ikke er gemt, kan ikke udleveres.

• Med: besøg, tilmeldinger, deltagelse i udfordringer
• Uden for: beløb, budgetposter og rådgivningens emner
• Aldrig indsamlet til rapporter: løn, alder og gæld

En anonym rapport er kun anonym, hvis grupperne er store nok. Hvis en afdeling har fire medarbejdere, og to af dem har set et webinar, kan HR let gætte, hvem det er. Derfor har vi en nedre grænse for gruppestørrelse, og kommer en gruppe under den, lægges tallene sammen med en større enhed eller udelades.

Grænsen gælder uanset, hvordan HR vælger at opdele rapporten. Vil man se tal pr. afdeling eller lokation, får man dem kun, hvor grupperne er store nok. I mindre virksomheder vises derfor ofte kun et samlet billede for hele organisationen, og det er helt i orden.

Jeg ved, at nogle HR-ansvarlige synes, det er begrænsende. Men forklaringen er enkel: en rapport, der kan afsløre enkeltpersoner, ville koste mere i tillid, end den giver i viden. Medarbejderne ville holde sig væk fra værktøjerne, og så var der intet at rapportere om.

• Små grupper lægges sammen med større enheder
• Tal under grænsen vises ikke
• Små virksomheder får typisk et samlet overblik

Tal alene fortæller ikke meget. En rapport, der blot siger, at 120 har været inde i værktøjerne, hjælper ikke HR med at vælge, hvad der skal ske næste gang. Derfor sætter vi tallene i sammenhæng: udviklingen fra måned til måned, hvilke emner der trækker flest til webinarer, og hvornår deltagelsen i en opsparingsudfordring falder.

Vi bruger enkle diagrammer og få nøgletal pr. side, så rapporten kan læses på ti minutter. Hver side har en kort forklaring på, hvad tallene betyder, og hvad de ikke betyder. En stigning i brug er ikke det samme som, at familier har fået det bedre, og det skriver vi tydeligt.

Camilla fra kursusholdet og Søren fra kundesiden gennemgår gerne første rapport sammen med HR. Det er ofte i den samtale, man opdager, hvilke emner medarbejderne efterspørger, for eksempel børneopsparing eller planlægning af større udgifter, og kan tilrette forløbene derefter.

• Udvikling over tid frem for enkeltstående tal
• Korte forklaringer ved hvert diagram
• Gennemgang af første rapport sammen med HR

Selv anonyme data skal beskyttes. Adgangen til rapporterne er begrænset til de personer hos kunden, som HR selv udpeger, og hver adgang kræver personlig login. Vi kan se, hvem der har hentet en rapport, og adgang kan lukkes med det samme, hvis en medarbejder skifter rolle.

Data lagres adskilt fra de oplysninger, medarbejderne selv indtaster i værktøjerne, så rapporterne bygger på sammentællinger og ikke på adgang til de enkelte profiler. Det gør det også enklere at forklare over for en databeskyttelsesansvarlig, hvad der behandles, og hvorfor.

Når vi kobler platformen til virksomhedens HR-system, sker det med så få oplysninger som muligt. Typisk er det kun nok til at afgøre, om en person er omfattet af fordelen. Resten får vi ikke, og det kan vi heller ikke bruge til noget i rapporterne.

• Personlige login og udpegede modtagere hos kunden
• Rapportdata adskilt fra medarbejdernes egne indtastninger
• Så få oplysninger som muligt fra HR-systemet

Jeg er varsom med at lade rapporterne ligne mere, end de er. De viser, om fordelen bliver brugt, og hvor interessen ligger. De viser ikke, hvordan den enkelte familie har det, og de kan ikke måle, om stress over penge er faldet. Det er tendenser, ikke facit.

Den ærlige brug er at følge udviklingen: bliver et webinar mere populært, når det ligger i frokostpausen, falder deltagelsen i en udfordring efter et par uger, eller ligger brugen højest efter lønudbetaling? Det er spørgsmål, tallene kan svare på, og som HR kan handle på.

Netop i disse efterårsuger, hvor mange familier begynder at tænke på julens udgifter, kan det være værdifuldt at se, hvilke emner der bliver søgt. Rapporten giver et sagligt grundlag for at planlægge, uden at nogen medarbejder skal stå frem eller være til at genkende.

• Rapporter viser brug og tendenser, ikke familiers trivsel
• Brug tallene til at planlægge indhold og tidspunkter