Rådgivning online eller ansigt til ansigt: hvad passer til dine medarbejdere?

Når en virksomhed vælger at give medarbejderne adgang til fortrolig rådgivning, tænker mange først på indholdet: gæld, opsparing og hverdagens økonomi. Færre tænker over, hvordan samtalen rent praktisk foregår. Alligevel afgør formen ofte, om en medarbejder overhovedet booker en samtale. Økonomi er privat, og for mange forældre føles det som et skridt at sætte sig over for en fremmed.

Hos jazzura.net taler vi med HR-ansvarlige hver uge, og spørgsmålet kommer igen og igen: skal samtalerne foregå på video og telefon, eller skal rådgiveren møde medarbejderne fysisk? I denne sammenligning gennemgår jeg de to muligheder, hvad de hver især gør godt, og hvor de falder igennem. Til sidst giver jeg en anbefaling, du kan tage med ind i dit næste møde om fordelen.

Den første mulighed er en samtale, som medarbejderen selv vælger tid til, og som foregår på video eller i telefonen. Det er den form, de fleste vælger i praksis. Medarbejderen kan sidde derhjemme efter børnene er puttet, eller tage opkaldet i en frokostpause i bilen. Der er ingen kollegaer, der ser, hvem der går ind til rådgiveren, og det alene fjerner en vigtig barriere.

Samtalerne er fleksible. Har du en travl uge med afhentning og aftentider, kan et opkald på femten minutter være nok til at få styr på et enkelt spørgsmål, for eksempel en afdragsplan eller en opsparing til børnene. Det passer også godt til virksomheder med flere afdelinger eller medarbejdere, der arbejder uden for kontoret. Rådgiveren behøver ikke at rejse, og ventetiden bliver kortere.

• Fleksibel tid, også uden for almindelig arbejdstid
• Ingen kollegaer ser, hvem der bruger tilbuddet
• Lav tærskel for korte, afgrænsede spørgsmål
• Passer til medarbejdere på flere lokationer

En samtale på afstand har også sine begrænsninger. Nogle emner er lettere at tage op, når man sidder over for hinanden, især hvis der er tale om gæld, der fylder meget følelsesmæssigt. Papirer og kontoudtog kan være svære at gennemgå på en skærm, og nogle medarbejdere er mindre trygge ved teknikken, end man skulle tro. Det kræver også, at man selv tager initiativet til at booke.

Til gengæld er mange mere åbne, når de ikke skal se en person i øjnene. Vi har oplevet, at samtalen på telefonen bliver mere direkte, fordi medarbejderen kan sidde i sit eget hjem og tale frit. Den form egner sig derfor særligt godt til første kontakt og til opfølgning, hvor man blot skal justere et budget eller svare på et nyt spørgsmål.

Den anden mulighed er, at rådgiveren kommer til virksomheden og holder samtaler i et lukket lokale i en afgrænset periode. Fordelen er tydelig: Der er tid til at gennemgå dokumenter, tegne et overblik på papir og tage en længere samtale uden afbrydelser. For medarbejdere, der foretrækker personlig kontakt, giver det ofte ro at kunne tale med et menneske i samme rum.

Et fysisk besøg sender også et signal fra ledelsen om, at virksomheden tager økonomisk trivsel alvorligt. Det kan løfte kendskabet til fordelen, fordi kollegaer taler om, at rådgiveren kommer. Omvendt er det mere bundet: Tidsrummet er fastlagt, kalenderen skal koordineres, og diskretion kræver omtanke, så ingen føler sig set på vej ind eller ud af rummet.

• God tid til at gennemgå papirer sammen
• Kendskabet til fordelen vokser blandt kollegaer
• Passer til medarbejdere, der foretrækker personlig kontakt

Spørgsmålet er ikke kun, hvad der føles bedst, men hvem der bruger tilbuddet. Er dine medarbejdere samlet på ét kontor med faste arbejdstider, kan et fysisk besøg give mening. Har I skiftende vagter, hjemmearbejde eller flere adresser, vil et tilbud på afstand nå flere. Tænk også på fortroligheden: Uanset formen skal medarbejderen vide, at samtalens indhold ikke når tilbage til HR eller nærmeste leder.

Hos os er rådgivningen fortrolig, og HR modtager kun samlede tal uden navne. Det gælder begge former. Spørg desuden, hvor ofte du forventer, at medarbejderne har brug for hjælp. Et enkelt besøg to gange om året dækker ikke et akut behov midt i en måned, hvor en regning er uventet stor.

Min anbefaling til de fleste virksomheder er at gøre samtale på video og telefon til det faste tilbud og eventuelt supplere med et fysisk besøg, hvis der er et ønske om det. Fordelen er tilgængelig, når behovet opstår, og den kræver ingen koordinering på tværs af kalendere. Medarbejderne kan bruge den på deres egne præmisser, og det er netop det, der får flere til at tage kontakt.

Et fysisk møde er bedst som tillæg, ikke som erstatning. Brug det som en indledning, når fordelen introduceres, eller som en fast dag et par gange om året. Så får du det bedste fra begge: en nem indgang for dem, der vil være diskrete, og tryghed for dem, der foretrækker at sidde over for et andet menneske.

• Fast tilbud: video og telefon
• Tillæg efter behov: fysisk besøg i et lukket rum