Fem fejl i fortrolig rådgivning og hvordan du undgår dem

Den hyppigste fejl er, at fordelen præsenteres i en enkelt mail ved opstart og derefter glemmes. Medarbejdere, der har penge på hjerhjernen, læser ikke nødvendigvis den mail netop den uge. Når behovet opstår måneder senere, ved de ikke, at rådgivningen findes, eller de er usikre på, hvem der kan se, at de bruger den.

Det hjælper at gentage budskabet i almindelige kanaler: intranettet, personalemøder, onboarding af nye kolleger og lønseddelens følgemail. Formuler det samme enkle: rådgiveren er uafhængig af arbejdspladsen, og ingen i virksomheden får at vide, hvem der har talt med hvem.

Vi oplever, at virksomheder, der minder om tilbuddet i de efterårsmåneder, hvor julens udgifter nærmer sig, ser mere brug end dem, der kun informerer én gang.

• Gentag budskabet flere gange om året
• Brug samme enkle formulering hver gang
• Nævn tilbuddet ved onboarding af nye medarbejdere

Nogle ledere vil gerne vise interesse og spørger til holdets brug af rådgivningen. Hensigten er god, men effekten er den modsatte. Så snart en medarbejder kan frygte, at brugen bliver lagt mærke til, falder tilliden, og de, der har mest brug for hjælp, holder sig væk.

Aftal i stedet, at ledelsen aldrig efterspørger navne, og at HR kun modtager samlede tal. De anonyme rapporter viser, om tilbuddet bruges, og hvilke emner der fylder, uden at pege på enkeltpersoner. Det er nok til at vurdere, om ordningen virker.

Sig det højt til lederne, inden forløbet starter. En kort samtale om, hvad man spørger om, og hvad man lader være med, forebygger de fleste misforståelser.

• Ingen navne til ledelsen, aldrig
• Brug kun samlede tal til opfølgning

Hvis tilbuddet præsenteres som hjælp til dem, der har problemer, vil mange undlade at bruge det af frygt for at blive set som en, der har det svært. Gæld og pengekneb er desuden ikke noget, man nødvendigvis ønsker at tilstå over for kolleger.

Beskriv i stedet rådgivningen som en samtale for alle: dem, der vil spare op til et hus, dem, der overvejer børneopsparing, og dem, der har en gæld, de gerne vil have overblik over. Når bredden er tydelig, bliver det naturligt at booke en samtale, uden at nogen behøver forklare sig.

Eksempler fra hverdagen virker bedre end abstrakte formuleringer. Nævn konkrete spørgsmål, som en rådgiver kan hjælpe med, så medarbejderen genkender sig selv.

• Præsentér tilbuddet som relevant for alle
• Brug konkrete hverdagsspørgsmål som eksempler

Praktikken betyder mere, end man skulle tro. Hvis en medarbejder skal tale om økonomi fra et åbent kontorlandskab eller i en pause, hvor kolleger går forbi, bliver samtalen overfladisk. Det samme gælder, hvis tiden ligger så presset, at den bliver en ekstra opgave oven i en travl dag.

Gør det muligt at tale fra et sted, hvor ingen lytter med, og lad medarbejderen selv vælge tidspunkt, også uden for den almindelige arbejdstid, hvis det passer bedre. Mange forældre foretrækker en aftenstund, når børnene er lagt i seng.

Tal også med HR om, at tiden til en samtale ikke skal trækkes fra andet. Når det er klart, at det er en del af fordelen, bliver tærsklen lavere.

• Giv mulighed for ro og privatliv
• Lad medarbejderen vælge tidspunktet

En enkelt samtale kan give overblik, men økonomiske vaner ændrer sig langsomt. Hvis medarbejderen går fra samtalen uden at vide, hvad næste skridt er, bliver gode intentioner hurtigt til en glemt notat.

Gør det naturligt at vende tilbage. Rådgiveren kan pege på et budgetværktøj, et kursus eller et webinar, der passer til netop den situation, og medarbejderen kan tage en ny samtale, når der er sket noget i hverdagen.

Fra HR's side handler det om at gøre det legitimt at bruge fordelen mere end én gang. Sig det direkte: man er velkommen til at vende tilbage, og der er ingen grænse for, hvor tit spørgsmålene må komme.

• Aftal et konkret næste skridt efter samtalen
• Gør det legitimt at vende tilbage

De fem fejl har en fælles rod: Tilliden bliver ikke gjort tydelig nok. Start derfor med en kort, ærlig information om, hvem rådgiveren er, hvad der bliver sagt, og hvad der bliver ved samtalen.

Aftal med ledelsen, hvad der må og ikke må spørges om, og gentag budskabet løbende i de kanaler, medarbejderne allerede bruger. Mål brugen med de samlede rapporter, ikke med navne.

Er du i tvivl om, hvordan det bedst gribes an hos jer, kan du tage en snak med mig eller en af mine kolleger. Vi har set de fleste typiske udfordringer, og de lader sig som regel løse med enkle aftaler.