Anonyme rapporter i efteråret: sådan læser HR tallene uden at pege på nogen

Midt på efteråret er der ro nok i kalenderen til at se på, hvordan tingene faktisk bruges. Sommerferien er forbi, årets budget er næsten brugt, og mange medarbejdere begynder at tænke på julen, forsikringer og de store udgifter, der kommer i den første del af det nye år. Det er også her, HR typisk bliver spurgt, om medarbejderfordelen gør en forskel.

De anonyme engagementsrapporter er bygget til netop det spørgsmål. De samler brug og tendenser på tværs af hele virksomheden, så HR kan se, om budgetværktøjerne, webinarerne og kurserne bliver taget i brug, uden at man kan se, hvem der har gjort hvad. Som teknisk leder har jeg sat systemet op, så det ikke er muligt at slå enkeltpersoner op, heller ikke for os.

Rapporten viser samlede tal: hvor mange der har været aktive i en periode, hvilke emner der får mest opmærksomhed, og hvordan brugen bevæger sig fra måned til måned. Den kan for eksempel vise, at interessen for børneopsparing stiger op mod jul, eller at et webinar om forsikringer bliver set igen efter udsendelsen.

Til gengæld viser den ikke navne, afdelinger så små, at man kunne gætte sig til en person, eller indholdet af fortrolige samtaler med rådgiveren. Det er en afgrænsning, vi holder fast i, fordi tilliden er en forudsætning for, at nogen overhovedet bruger fordelen. En rapport, der kunne bruges til at kigge folk over skulderen, ville i praksis dræbe den brug, den skulle måle.

• Samlede tal for brug og aktivitet
• Tendenser over tid, måned for måned
• Populære emner på tværs af virksomheden
• Ingen navne og ingen enkeltpersoner

Læs ikke en enkelt måned isoleret. Et udsving i november kan skyldes, at et webinar lå sent på dagen, eller at en kampagne blev sendt ud i en travl uge. Kig i stedet efter retningen over to eller tre måneder, og sammenlign med de emner, du selv har sat i gang.

Mange HR-afdelinger planlægger i oktober og november, hvad der skal ske efter nytår. Her er rapporten et godt udgangspunkt: Hvilke emner blev brugt mest, og hvilke blev ikke fundet? Det kan være et tegn på, at emnet er uinteressant, men lige så ofte, at beskeden om det ikke nåede frem. Test den forklaring først, før du dropper noget.

• Sammenlign flere måneder, ikke enkelte uger
• Se på retning frem for enkelte toppe
• Spørg først, om beskeden nåede frem

I en virksomhed med få ansatte kan selv samlede tal komme tæt på at pege på nogen. Derfor viser rapporten ikke opdelinger, hvis gruppen bliver så lille, at man kunne regne sig frem til en person. I stedet samles tallene på et højere niveau.

Det kan føles som en begrænsning, når du gerne vil vide mere. Men tænk på det fra medarbejderens side: En forælder, der undersøger sin gæld eller sin opsparing, skal kunne gøre det uden at frygte, at nogen på kontoret kan se det. Den tryghed er hele grundlaget, og den er også det, der gør, at tallene til sidst bliver brugbare for dig.

Når du har læst rapporten, er næste skridt at handle på hele gruppen, ikke på enkelte. Hvis tallene peger på, at mange søger viden om store udgifter, kan du tilbyde et ekstra webinar om emnet. Hvis opsparingsudfordringen får høj deltagelse, kan du lade den løbe en periode længere.

Undgå at bruge rapporten til at følge op på enkelte medarbejdere eller til at sætte mål for deltagelse. Så snart brugen føles som en pligt, falder den. Fordelen virker, fordi den er frivillig, og rapporten skal støtte den frivillighed, ikke måle den som en præstation.

• Handl på gruppens behov, ikke på enkeltpersoner
• Lad frivillighed være udgangspunktet
• Brug tallene til at justere udbuddet

Jeg anbefaler en fast, kort rutine: Sæt en halv time af en gang om måneden til at læse rapporten sammen med den, der har ansvaret for fordelen. Notér, hvad der har ændret sig, og hvad du gerne vil prøve af næste måned. Det behøver ikke være mere end tre punkter.

Kig i november især efter, om interessen for planlægning af større udgifter er stigende, og brug det til at vælge emner for starten af det nye år. Hvis du er i tvivl om, hvordan en graf skal forstås, kan du kontakte os, så gennemgår vi den sammen med dig, uden at der på noget tidspunkt kommer navne på bordet.